Revisionssicherheit
Was ist Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bedeutet, dass digitale Informationen so aufbewahrt und archiviert werden, dass sie bei Bedarf vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sind – auch Jahre später.
Ziele der Revisionssicherheit:
- Schutz vor Manipulation
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
- Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen
- Beweisbarkeit bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten
Gesetzliche Grundlagen (Deutschland):
- HGB (§§ 238, 239, 257) – Handelsgesetzbuch
- AO (§§ 146, 147) – Abgabenordnung
- GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Wichtige Merkmale revisionssicherer Systeme:
| Merkmale |
Bedeutung |
| Unveränderbarkeit | Originaldaten dürfen nicht verändert werden |
| Vollständigkeit | Alle relevanten Daten müssen erhalten sein |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungen und Zugriffe müssen dokumentiert werden |
| Zugriffsprotokollierung | Wer hat wann was gemacht? |
| Ordnung & Struktur | Daten müssen logisch abgelegt und leicht auffindbar sein |
| Sicher archiviert | Schutz vor Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff |
Technische Umsetzung (Beispiele):
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
- Elektronische Archivsysteme mit Protokollfunktionen
- Digitale Signaturen und Zeitstempel
- Zugriffsbeschränkungen & Benutzerrechte
Revisionssicherheit ≠ Backup:
- Backup: Schutz vor Datenverlust
- Revisionssicherheit: Schutz vor unbemerkter Veränderung
Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen speichert eingehende Rechnungen digital. Damit die Daten revisionssicher sind, dürfen diese nach dem Eingang nicht mehr verändert werden. Alle Schritte der Bearbeitung werden protokolliert, und die Daten werden für 10 Jahre gesetzeskonform archiviert.
Merksatz:
„Revisionssicherheit heißt: Was war, muss nachweisbar bleiben – ohne Wenn und Aber.“